1. Responsable del tratamiento

• Responsable: File2Sheet SL
• NIF / CIF: B12345678
• Domicilio: Calle de la Princesa 123, 28001 Madrid, España
• Contacto en materia de protección de datos:info@file2sheet.com

2. Datos que tratamos y finalidades

Tratamos los datos personales estrictamente necesarios para prestar el Servicio. Las categorías y finalidades son:

• Datos de cuenta/licencia: email, clave de licencia e identificadores necesarios para activar la aplicación y dar acceso al Servicio.
• Datos de uso: créditos consumidos, documentos procesados, fecha, identificador de la operación y código de error asociado (si lo hubo). Se usan para facturar, aplicar cuotas de plan y mejorar el Servicio.
• Datos de facturación: si contratas un plan de pago, tratamos los datos fiscales mínimos para emitir la factura (nombre o razón social, NIF/CIF, dirección).
• Contenido de documentos procesados: los archivos que conviertes se envían al proveedor de IA (ver apartado 6) únicamente durante la extracción y no se almacenan en nuestros sistemas al terminar. El resultado se devuelve al equipo del cliente y se guarda localmente en su ordenador.

3. Base jurídica

El tratamiento de los datos se basa en:

• Ejecución del contrato de prestación del Servicio (art. 6.1.b RGPD), para los datos de cuenta, uso y facturación.
• Obligación legal (art. 6.1.c RGPD), para los datos fiscales que debemos conservar por normativa contable y tributaria.
• Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD), para mejorar el Servicio y prevenir abusos (p.ej. detección de patrones anómalos de uso).

4. Plazos de conservación

• Datos de cuenta: mientras exista la relación contractual y, una vez finalizada, durante el plazo de prescripción de acciones legales (generalmente 5 años).
• Datos de uso: hasta 24 meses desde la fecha de la operación, para analítica agregada y soporte.
• Datos de facturación: 6 años, conforme al Código de Comercio y la normativa fiscal española.
• Contenido de documentos: no se conserva más allá del tiempo necesario para la extracción (segundos).

5. Destinatarios

No cedemos tus datos a terceros salvo obligación legal o cuando resulte imprescindible para prestar el Servicio. En este último caso, los encargados del tratamiento están vinculados por contrato (art. 28 RGPD).

6. Encargados del tratamiento y transferencias internacionales

Para prestar el Servicio colaboramos con los siguientes proveedores. Revisamos periódicamente sus garantías y exigimos contrato conforme al art. 28 RGPD:

• Google (Gemini API): procesa el contenido de los documentos durante la extracción. La información se envía únicamente con esa finalidad y Google se ha comprometido contractualmente a no usarla para entrenamiento. Puede implicar transferencia internacional a EE. UU. al amparo del Data Privacy Framework UE-EE. UU.
• Proveedor de alojamiento: nuestros servidores residen en la Unión Europea, por lo que no hay transferencia internacional para esos datos.
• Proveedor de facturación / pagos (en su caso): Stripe u otros tratan tus datos fiscales para la emisión de facturas y el cobro del Servicio, con sus propias garantías regulatorias.

7. Derechos

Como titular de los datos, puedes ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad, así como retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en él. Para ello, escribe a info@file2sheet.com con el asunto "Derechos RGPD".

Si consideras que el tratamiento no es conforme a la normativa, puedes presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, aepd.es).

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito (TLS), control de acceso basado en licencias, auditoría mínima de eventos y revisión periódica de dependencias. Ninguna medida es infalible; si detectas una vulnerabilidad, escríbenos a info@file2sheet.com.

9. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, de funcionamiento o mejoras. Si los cambios afectan de forma significativa al tratamiento, te avisaremos con al menos 15 días de antelación por email. La fecha de la última revisión se indica al inicio del documento.